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隨時隨地的使用信箱,不再受裝置數量限制

網路已經是現代生活不可或缺的一部分,不管私人或是公事都會大量的需要使用 Email,小到:社群軟體、線上購物、網站註冊、APP 使用,大到:和廠商詢價、報價、內部溝通…等等,都離不開 Email。

 

每天有那麼多來來去去的 Email,您真的知道要怎麼有效率的使用它,讓它能幫助到您而不是造成您的困擾嗎?常跑外面不在電腦前的業務、需要跟國外溝通,作業會有時差的外商、臨時有急事但手邊沒電腦的狀況,是不是您偶爾也會遇到呢?當遇到這樣的狀況,通常不外乎以下幾種處理方式:乖乖的去找一台電腦,登入 Outlook、請對方將 Email 轉寄到您的谷歌信箱,或設定郵件的自動轉寄、較消極的是:先不處理,看狀況再走一步算一步。

  • 摩智電子週報 隨時隨地的使用信箱,不再受裝置數量限制

您知道除了上述的的處理方式之外,您還可以使用您會隨身攜帶的裝置 – 平板、手機去隨時隨地的接收 Email 嗎?這些裝置不只可以使用谷歌信箱 APP,也可以用系統內建的功能或是 APP 接收公司信箱,本期電子報將教您如何隨時隨地的使用信箱,不再受裝置數量的限制。

 

我有好多裝置,要怎麼在平板、手機上使用谷歌信箱之外的其他信箱呢?

  • 在根據裝置的作業系統不同,有不一樣的處理方式,以下分別列出 IOS 與安卓系統的使用方式,您可選擇適合您的方式做使用

    設定時郵件存取方式請記得設定為 IMAP。

    我的裝置是 IOS 系統

    您可使用 IOS 內建的信箱功能,將您的郵件帳號資訊設定完成後直接使用,可同時設定多個郵件帳號,設定方式可參考以下教學:

  • 我的裝置是安卓系統

    因為安卓系統會因為廠牌不同,有一些沒有系統內建的信箱功能,所以我們介紹一款簡單好上手的 APP 功使用:您可以使用手機的 Google Play 搜尋 “myMail” APP,安裝完成後直接開啟 APP,選擇 “其他郵” 之後再輸入您的郵件帳號密碼就可以使用了。

我有好幾個處理人員,要同時使用一個 Email,以確保所有信件都已經回覆且沒有遺漏資訊

和上面提到的:在不同裝置使用 Email 的狀況有些相似,如果是多人 (多電腦) 要同時使用一個 Email,我們也可以使用 Outlook (郵件存取方式請記得設定為 IMAP) 或 Webmail (網頁版本) 。

  • 使用 Outlook

    Outlook 是目前比較常見郵件接收軟體,除了公司信箱之外,谷歌信箱也可以使用 Outlook 設定接收,不一定要使用網頁的版本。它的好處是可以匯出所有的 Email 內容存成 pst 檔案做備份,且備份可以在任何電腦匯入做使用。

  • 使用 Webmail

    Webmail 是指在網頁上做 Email 收發的動作,透過登入您的帳號密碼,可以再網頁上直接使用 Email 功能,不需要另外安裝郵件接收軟體,也不受裝置的多少、機台的限制,只要有網路和瀏覽器就可以使用。

什麼是郵件存取方式?

IMAP 和 POP 是存取電子郵件的兩種方法。如果您需要在多個不同裝置 (例如手機、筆記型電腦、平板電腦) 上檢查電子郵件,我們建議您使用 IMAP。

  • IMAP

    IMAP 可讓您無論您是從任何裝置存取您的 Email。當您讀取 IMAP Email 訊息時,您實際上還未下載或將其儲存在您的電腦。當您按一下郵件時,IMAP 才會下載該郵件。如此一來,比起使用 POP,您能夠更加快速的檢查郵件。

    也因為如此,您可以從在全球任何位置、不同的裝置檢查您的電子郵件。

  • POP

    POP 的運作方式是與您的電子郵件服務連線後,下載電子郵件服務中的所的有 Email。一旦 Email 下載至您的裝置後,電子郵件服務就會將它們刪除。這表示一旦下載 Email 之後,就只有這一台電腦有這封 Email。若您嘗試從不同裝置使用此 Email 帳號,您將無法看到那些先前已下載的 Email。已傳送的 Email 不會儲存在電子郵件伺服器中,而是儲存於您的本機 PC 中。

結論

兩種郵件存取方式各有其利弊,但目前較主流的方式是 IMAP 模式,因為大多數的人都擁有一個以上的裝置使用 Email,甚至是多人使用一個 Email,這樣的狀況下,POP 模式容易造成資訊的落差,所以相對較少人使用。

 

但 IMAP 也有要注意的地方,您需要定期整理與備份郵件,而不是讓 Email 一直堆積在信箱裡面。隨著信件的收發越來越多,信箱的空間也會越來越滿,當您的信箱空間額滿,就無法正常的使用它。您需要將整理帳號,把一些較舊的郵件備份,或刪除一些用不到的 Email。

  • 摩智電子週報 隨時隨地的使用信箱,不再受裝置數量限制

無論使用哪種郵件接收方式都有個別的好壞,提供簡單的比較表格方便您決定哪個方式是最適合您的模式!

#Email#多裝置可使用#第三方程式

網路已經是現代生活不可或缺的一部分,不管私人或是公事都會大量的需要使用 Email,小到:社群軟體、線上購物、網站註冊、APP 使用,大到:和廠商詢價、報價、內部溝通…等等,都離不開 Email。

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